Leistung 03 / Abläufe

Automatisierung und Chatbots für Ihren Betrieb

Der handschriftliche Zettel, der abends abgetippt wird. Der halbe Vormittag, der für Rechnungseingänge und Skontofristen draufgeht. Das sind keine Einzelfälle, das ist in vielen Betrieben Alltag.

Automatisierung heißt: Wiederkehrende Arbeitsschritte laufen automatisch statt von Hand. Der Schritt zwischen zwei Systemen entfällt. Informationen werden einmal erfasst und wandern von selbst weiter, statt dreimal angefasst zu werden. Dazu gehören auch Chatbots: auf der Website, per WhatsApp oder intern für Ihr Team. Sie beantworten Fragen, nehmen Anfragen auf und geben sie strukturiert weiter, so wie Ben hier unten rechts.

01Beispiele

Beispiele aus echten Gesprächen

Ein Chatbot, der Ihren Betrieb kennt

Auf der Website, per WhatsApp oder im Team-Chat beantwortet ein Chatbot die häufigen Fragen, nimmt Anfragen mit allen Eckdaten auf und legt sie dort ab, wo Ihr Team weiterarbeitet. Bei Bedarf übergibt er an einen Menschen.

Diktieren statt abtippen

Berichte, Besuchsnotizen oder Protokolle werden unterwegs per Handy oder Tablet diktiert und landen strukturiert im System. Niemand muss abends Zettel abtippen.

Rechnungseingang und Skonto im Blick

Eingehende Rechnungen werden erfasst und Skontofristen sichtbar gemacht, ohne Verbindung zu Ihrem Bankkonto. Die Freigabe bleibt bei Ihnen.

Anfragen aus mehreren Kanälen an einem Ort

Ob Mail, Telefonnotiz oder Formular auf der Website: Anfragen aus verschiedenen Postfächern laufen an einer Stelle zusammen, statt verstreut liegen zu bleiben.

Tagesvorbereitung am Morgen

Aus Kalender, Mails und dem letzten Stand beim Kunden entsteht eine Übersicht für den Tag, bevor der erste Kaffee durch ist.

Planung und Bestellungen vorbereiten

Wiederkehrende Planungsschritte wie Routen für Außentermine, Schichtpläne oder Bestellvorschläge lassen sich vorbereiten, statt jeden Tag neu von Hand zu entstehen.

02Anbindung

Funktioniert das mit meiner Software?

Ich arbeite mit der Software zusammen, die Sie schon nutzen. Je nach System direkt angebunden oder über eine strukturierte Übergabe.

Ob Warenwirtschaft, Buchhaltung oder Branchensoftware: Ob und wie eine Anbindung möglich ist, hängt vom jeweiligen System ab und wird vorher geprüft. Eine Garantie für eine direkte Anbindung gibt es nicht, dafür eine ehrliche Einschätzung vor dem Start.

03Ehrlich gesagt

Was Sie ehrlich wissen sollten

Nicht jede Software lässt sich anbinden. Viele Programme im Mittelstand sind geschlossen oder laufen nur lokal. Dann gibt es Umwege, manchmal weniger elegante. Und Automatisierung lohnt sich erst bei Abläufen, die regelmäßig vorkommen. Für den Sonderfall, der zweimal im Jahr auftritt, bleibt der Mensch die beste Lösung.

04Einstieg

Wie der Einstieg aussieht

Die Automatisierung ist eine von fünf Leistungen und braucht keine Vorstufe. Fast jeder Betrieb hat schon Software und eingespielte Abläufe, genau daran setze ich an. Ich schaue mir zuerst Ihre Abläufe an und suche die Stellen, an denen sich Handarbeit wirklich wiederholt. Erst untersuchen, dann behandeln. Läuft bereits ein KI-Telefonassistent, kann die Automatisierung seine Anliegen direkt weiterführen. Am Anfang steht immer ein Erstgespräch. Ist danach noch unklar, wo es am meisten bringt, schauen wir mit dem KI-Check zuerst auf den ganzen Betrieb.

05Referenzen

Wer das schon nutzt

Echte Projekte, Zitate mit Freigabe der Kunden. Alle Referenzen

Kiteschule Fly-A-Kite

Kiteschule, Shop und Bar auf Rügen

Als saisonaler Betrieb sammelt sich bei uns ein Berg an Belegen, Rechnungen per Mail, Tankquittungen unterwegs, alles Mögliche. Adrian hat uns das komplett automatisiert. Ich fotografiere einen Beleg oder bekomme eine Rechnung per Mail, und sie wird automatisch ausgelesen, richtig einsortiert und in einer Übersicht erfasst. Über Telegram kann ich sogar einfach nachfragen, wie es um meine Finanzen steht. Das spart uns enorm viel Zettelwirtschaft und Zeit. Klare Empfehlung.
Daniel Theurich, Inhaber

Eine automatisierte Belegverwaltung: Rechnungen aus E-Mails, Belegfotos per Telegram und Dateien aus einem Ordner werden per KI ausgelesen, nach Jahr und Monat in Google Drive einsortiert und in einer zentralen Tabelle erfasst. Ein Telegram-Assistent beantwortet Fragen zu den Finanzen.

Zur Referenz

2gather

Nightlife- und Event-App, Startup

Für unser Startup ist entscheidend zu wissen, was die Wettbewerber machen und welche Inhalte und Anzeigen gerade funktionieren. Adrian hat uns das komplett automatisiert. Jeden Morgen liegt in Slack ein Report, welche neuen Posts und Ads die Konkurrenz rausgebracht hat, schon von einer KI ausgewertet. Das spart uns viel manuelle Recherche, und wir reagieren deutlich schneller auf Trends. Klare Empfehlung.
Maurice Haacke

Zwei tägliche Automatisierungen zur Wettbewerbsbeobachtung: LinkedIn-Beiträge und Anzeigen der Wettbewerber aus der Meta Ad Library werden geladen, von einer KI ausgewertet und jeden Morgen als Report in Slack gepostet.

Zur Referenz

ANTO bike components

Dazu: der Versand läuft automatisch

Früher habe ich für jede Bestellung den DHL-Schein von Hand ausgefüllt. Jetzt läuft das automatisch, ich bekomme den fertigen Versandschein mit QR-Code und zeige ihn nur noch vor. Das spart bei jeder Bestellung Zeit.
Karl Kronfeld, InhaberZur Referenz

Was Sie zahlen und was Ihnen gehört

Einrichtung zum Festpreis. Nach dem KI-Check wissen Sie vorher, was es kostet.
Betreuung monatlich kündbar. Überwachung, Updates und kleine Anpassungen.
Anbieterkosten direkt. Sie zahlen die Anbieter selbst, ohne Aufschlag.
Alles auf Ihren Namen. Konten, Daten und alles, was ich einrichte, gehören Ihnen.

Förderung mitdenken

Für Digitalisierungsvorhaben wie dieses gibt es je nach Bundesland Förderprogramme. Was es nach aktuellem Stand bei Ihnen gibt, steht im Förderbereich.

Welche Abläufe lohnen sich bei Ihnen?

In einem kurzen Gespräch schauen wir gemeinsam auf Ihre Abläufe. Unverbindlich, ohne Fachchinesisch.

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