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KI für Dienstleister und Agenturen
Bei Dienstleistern und Agenturen laufen viele Projekte gleichzeitig, und jeder Kunde will seinen Entwurf gestern. Die Zeit geht nicht an die Arbeit selbst verloren, sondern an das Drumherum: Anfragen ohne Budget, Angebote, die niemand schreiben will, Berichte, die jeden Monat gleich aussehen, und das Wissen über den Kunden, das nur im Kopf der Projektleiterin steckt.
Genau dort setze ich an. Die fünf Leistungen sind dieselben wie für jeden anderen Betrieb, sie werden nur an Ihre Projektsoftware, Ihr CRM und Ihren Team-Chat angebunden. Am Anfang steht ein Erstgespräch, in dem wir Ihre Abläufe vom ersten Kontakt bis zur Rechnung durchgehen.
01Alltag
Kennen Sie das?
Wenn Sie hier zweimal nicken, lohnt sich das Weiterlesen.
Anfragen ohne Budget und ohne Details
Das Formular sagt "Website", mehr nicht. Bis klar ist, ob es ein Projekt oder eine Fingerübung ist, hat jemand zwei Mails und ein Telefonat investiert.
Angebote, die niemand schreiben will
Jedes Angebot fängt beim letzten an, das irgendwo liegt. Leistungsbeschreibung, Aufwände, Ausschlüsse. Am Ende ist Freitagabend, und es ist immer noch nicht raus.
Der Monatsbericht
Zahlen aus vier Werkzeugen zusammenkopieren, in die Vorlage bringen, drei Sätze Einordnung schreiben. Jeden Monat, für jeden Kunden.
Korrekturrunden und Rückfragen
Der Kunde fragt, wo der Entwurf bleibt. Das Team fragt, was der Kunde genau meinte. Beides steht irgendwo in einem Mail-Verlauf, den niemand findet.
Kundenwissen in Köpfen
Wer weiß, welche Farben der Kunde hasst, welche Freigabe er braucht, wen man dort anruft? Die Projektleiterin. Und die ist im Urlaub.
Stunden, die nicht erfasst werden
Der kurze Anruf, die schnelle Änderung, die halbe Stunde Abstimmung. Am Abend erinnert sich niemand, und die Rechnung ist kleiner als die Arbeit.
02Leistungen
Was KI in Ihrem Betrieb übernimmt
Dieselben fünf Leistungen wie überall, übersetzt in Ihren Alltag.
Anfragen qualifizieren, Berichte bauen, Abläufe verketten
Eine Anfrage wird nach Ihren Fragen ergänzt, im CRM angelegt und bekommt einen Terminvorschlag, wenn sie passt. Monatsberichte entstehen aus den Daten Ihrer Werkzeuge in Ihrer Vorlage. Onboarding-Mails, Freigabe-Erinnerungen und Rechnungsvorbereitung laufen von selbst.
Zur Prozess-AutomatisierungKI-Arbeitsbereich mit Kundenwissen und Ihrer Handschrift
Briefings, Angebote, Verträge, Stilregeln und die Historie jedes Kunden im geschützten Bereich. Angebote und Berichte entstehen als Entwurf in Ihrem Ton, mit Ihren Leistungsbausteinen. Wer neu im Projekt ist, fragt die KI statt die Projektleiterin und bekommt die Antwort mit Quelle.
Zur Unternehmens-KITelefon, das qualifiziert und durchstellt
Neue Anfragen werden mit den wichtigsten Fragen aufgenommen und bekommen einen Termin für das Beratungsgespräch. Bestandskunden werden erkannt und zu ihrer Ansprechperson durchgestellt, oder ihr Anliegen landet mit Zusammenfassung im richtigen Postfach.
Zum TelefonassistentenBilder und Clips für Kundenprojekte und die eigene Marke
Konzeptbilder für Präsentationen, Motive für Kampagnen in mehreren Varianten, kurze Clips für Social Media. Stil und Bildsprache werden je Kunde festgelegt und bleiben über das Projekt gleich.
Zu Bild und VideoKundenportal oder Cockpit, wenn die Werkzeuge nicht zusammenpassen
Ein Portal, in dem Kunden Entwürfe sehen und freigeben, oder ein Cockpit über alle laufenden Projekte, wenn CRM, Projektsoftware und Zeiterfassung nicht miteinander reden. Erst dann, wenn die vorhandenen Werkzeuge nachweislich nicht reichen.
Zur individuellen Software03Beispiel
Ein Tag mit KI
Beispielszenario, kein Kundenprojekt
Eine Marketingagentur mit zwölf Mitarbeitenden in Köln, die Websites und Kampagnen für mittelständische Kunden macht.
- 08:30
Die Anfrage ist schon sortiert
Über Nacht kam eine Anfrage über das Formular. Die Automatisierung hat nach Budgetrahmen, Zeitplan und Ziel gefragt, alles im CRM angelegt und einen Terminvorschlag geschickt. Die Geschäftsführung sieht morgens, ob es sich lohnt.
- 10:00
Ein Angebot in der Handschrift der Agentur
Aus dem Briefing und den Leistungsbausteinen entsteht der Angebotsentwurf, im Ton der Agentur und mit den üblichen Ausschlüssen. Die Projektleiterin passt Aufwände an und schickt es vor dem Mittag raus.
- 11:30
Der Kunde ruft an, alle sind im Workshop
Ein Bestandskunde ruft an. Der Telefonassistent erkennt ihn, nimmt das Anliegen auf und legt es mit Zusammenfassung in den Team-Chat. Nach dem Workshop ruft die Ansprechperson zurück.
- 13:30
Der Neue fragt die KI
Ein neuer Kollege übernimmt ein Projekt und fragt den KI-Arbeitsbereich, welche Freigaben der Kunde braucht und was beim letzten Relaunch schiefging. Die Antwort kommt aus den Projektnotizen, mit Quelle.
- 15:00
Drei Motive für die Kampagne
Für eine Kampagne braucht das Team Motive in drei Varianten zur Abstimmung. Aus dem festgelegten Stil des Kunden entstehen die Entwürfe, ohne Bilddatenbank und ohne Shooting.
- 16:30
Der Monatsbericht schreibt sich vor
Die Zahlen aus Analyse-, Anzeigen- und Projektwerkzeug stehen in der Berichtsvorlage, mit einem Entwurf der Einordnung. Die Beraterin ergänzt zwei Sätze und gibt frei.
- 18:00
Feierabend mit erfassten Stunden
Aus Terminen, Dokumenten und Anrufen liegt ein Vorschlag für die Zeiterfassung vor. Jeder bestätigt seine Zeiten in einer Minute. Der kurze Anruf vom Vormittag ist dabei.
Der Betrieb ist ausgedacht. Die Abläufe sind genau so umsetzbar, mit Ihren Programmen und Ihren Regeln.
04Einstieg
Womit anfangen?
Bei Agenturen und Dienstleistern ist der erste Schritt meistens die Automatisierung rund um Anfragen und Berichte, weil dort die meiste Zeit ohne Rechnung verloren geht. Wer viel schreibt, fängt eher mit dem KI-Arbeitsbereich für Angebote und Kundenwissen an.
Am Anfang steht immer ein Erstgespräch. Dort klären wir, welche Werkzeuge Sie nutzen, vom CRM bis zur Zeiterfassung, und wo die Abläufe hängen. Ist danach noch unklar, wo es am meisten bringt, schaut der KI-Check zuerst auf den ganzen Betrieb. Mehr zum KI-Check.
05Ehrlich gesagt
Was Sie ehrlich wissen sollten
- Die KI schreibt nur so gut in Ihrem Ton, wie Ihr Wissen gepflegt ist. Die erste Aufgabe ist deshalb, Briefings, Stilregeln und Leistungsbausteine an einen Ort zu bringen. Das ist Arbeit, und sie liegt bei Ihnen.
- Kundendaten und Vertraulichkeitsvereinbarungen gelten auch für die KI. Deshalb laufen die Daten nur in geschützten Bereichen auf Servern in Europa, mit Auftragsverarbeitungsvertrag, und welche Anbieter beteiligt sind, legen wir vorher fest.
- Die kreative Leistung bleibt bei Ihnen. Die KI liefert Entwürfe, Varianten und Vorarbeit. Was beim Kunden landet, hat ein Mensch aus Ihrem Team entschieden.
- Zeiterfassung mit KI heißt Vorschläge aus Terminen und Dokumenten, keine Überwachung von Bildschirmen. Was erfasst wird, bestätigt jeder selbst.
- Wer zehn Werkzeuge hat, die nicht zusammenpassen, bekommt mit KI nicht automatisch Ordnung. Manchmal ist der erste Schritt, zwei davon abzuschaffen. Das sage ich dann auch.
06Fragen
Häufige Fragen aus Ihrer Branche
Was Inhaber aus diesem Bereich vor dem ersten Schritt am häufigsten wissen wollen.
Förderung mitdenken
Digitalisierungsvorhaben wie diese können je nach Bundesland in der Regel gefördert werden. Was es nach aktuellem Stand bei Ihnen gibt, steht im Förderbereich.
Herausfinden, was in Ihrem Betrieb sinnvoll ist
In einem kurzen Gespräch schauen wir auf Anfragen, Angebote und Berichte. Unverbindlich, ohne Fachchinesisch.